Cuestionario del Cap. 4
1. ¿Qué tipos de información debe buscarse en las entrevistas?
R/ En las entrevistas de usted necesita obtener las opiniones del entrevistado y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales.
2. Mencione los cinco pasos en la preparación de una entrevista
R/ Pasos para la planeación de una entrevista:
1. Leer los antecedentes Nueva carpeta (3)
2. Establecer los objetivos de la entrevistas
3. Decidir a quién entrevistar
4. Preparar al entrevistado
Decidir el tipo de preguntas y la estructura
3. Defina lo que significa las preguntas abiertas de una entrevista. Mencione ocho beneficios y cinco desventajas de usarlas.
R/ Las preguntas “abiertas” de una entrevista le conceden al entrevistado las opciones abiertas, para responder, y no se muestran en ningún orden especial.
Ocho beneficios:
1. Hacen que el entrevistado se sienta a gusto.
2. Permiten al entrevistador entender el vocabulario del entrevistado, el cual refleja su educación, valores, actitudes y creencias.
3. Proporcionan gran cantidad de detalles.
4. Revelan nuevas líneas de preguntas que pudieron haber pasado desapercibidas.
5. Hacen más interesante la entrevista para el entrevistado.
6. Permiten más espontaneidad.
7. Facilitan la forma de expresarse al entrevistador.
8. Son un buen recurso si el entrevistador no está preparado para la entrevista.
Cinco desventajas de usarlas:
1. Podrían dar como resultados muchos detalles irrelevantes.
2. Posible pérdida de control de la entrevista
3. Permiten respuestas que podían tomar más tiempo del debido para la cantidad útil de información obtenida.
4. Dan la impresión que el entrevistador es inexperto.
5. Podrían dar la impresión que el entrevistador “anda de pesca” sin un objetivo real de la entrevista.
4. ¿Cuándo es apropiado el uso de preguntas abiertas en una entrevista?
R/ Es posible estructurar su entrevista en tres modos distintos: una estructura de pirámide. Una estructura de embudo o una estructura de diamante. Cada uno es apropiado bajo condiciones distintas y tiene funciones diferentes.
5. Defina lo que quiere decirse con preguntas cerradas de una entrevista. Menciones seis beneficios y cuatro desventajas de usarlas.
R/ Las preguntas cerradas de una entrevista limitan las opciones de los encuestados. Los ejemplos se seleccionaran de entrevistas diferentes y no se muestran en ningún orden especial.
Seis beneficios:
· Ahorrar tiempo.
· Comprar las entrevistas fácilmente.
· Ir al grano.
· Mantener el control durante la entrevista.
· Cubrir terreno rápidamente.
· Conseguir datos relevantes.
Cuatro desventajas:
· Aburren al entrevistado.
· No permiten obtener gran cantidad de detalles (debido a que el entrevistador proporciona el marco de referencia para el entrevistado).
· Olvidar las ideas principales por la razón anterior.
· Nos ayudan a forjar una relación cercana entre el entrevistador y el entrevistado.
6. ¿Cuándo es apropiado el uso de preguntas cerradas en una entrevista?
R/ Le dan una pregunta y cinco respuestas, pero no le permiten anotar su propia respuesta y aun así se espera que conteste la pregunta correctamente.
7. ¿Qué es una pregunta de sondeo? ¿Cuál es el propósito de utilizar preguntas de sondeo en las entrevistas?
R/ Los sondeos permiten a los analistas de sistemas a ahondar en las preguntas para conseguir respuestas más detallas. Los ejemplos se seleccionaron de las diferentes entrevistas y no se muestran en ningún orden especial. El propósito del sondeo es ir más allá de la respuesta inicial para conseguir mayor significado, clarificar, obtener y ampliar la opinión del entrevistado. Pueden constar de preguntas abiertas o cerradas.
8. Defina el significado de estructura de pirámide. ¿Cuándo es útil emplearla en las entrevistas?
R/ La estructura pirámide para entrevistar va de las preguntas especificas a las generales.
Inician con una pregunta específica, y terminan con una pregunta general. Es conveniente utilizar una estructura de pirámide para las secuencias de las preguntas cuando desea una opinión concluyente del tema. Tal es el caso de la pregunta final.
9. Defina el significado de estructura de embudo. ¿Cuándo es útil emplearla en las entrevistas?
R/ Las estructuras de embudo empiezan con una pregunta general, y terminan con una pregunta específica. Se debe utilizar cuando el entrevistado tiene opiniones fuertes acerca del tema y necesita libertad para expresar sus emociones.
10. Defina el significado de estructura diamante ¿Cuándo es útil emplearla en las entrevistas?
R/ Con frecuencia, es mejor la combinación de las dos estructuras anteriores, lo cual da como resultado una estructura diamante. Implica empezar de una manera específica, después se examinan los aspectos generales y finalmente se termina con una conclusión específica. A la mitad de la entrevista se le pide al entrevistado, que de su opinión sobre temas amplios, que obviamente no tiene una respuesta “correcta”. Posteriormente, el entrevistador limita de nuevo
Las preguntas para obtener respuestas especificas con lo cual propicia, tanto como para él como para el entrevistado, una forma de cerrar la entrevista. Las estructuras diamantes combina las fortalezas de los otros dos métodos, pero tienen la desventajas de tomar mucha más tiempo que cualquiera de las otras estructuras.
11. Defina el diseño conjunto de aplicaciones (JAD).
R. No importa cuán experto llega a ser como entrevistador, inevitablemente experimentara situaciones en las cuales las entrevistas uno a uno no parecerán tan útiles como usted quisiera. Las entrevistas personales requieren mucho tiempo y están sujetas a error, y sus datos están sujetos a una mala interpretación. De donde la IBM desarrolló un método alternativo para entrevistar a los usuarios uno a uno, conocido como diseño conjunto de aplicaciones (Join Application Desing, JAD).
12. Liste las situaciones que justifican el uso de JAD en lugar de las entrevistas personales en la organización
R/ Son reducir el tiempo,(y el costo) requeridos por las entrevistas personales, mejorar la calidad de los resultados de la evaluación de los requerimientos de información. y generar una mayor identificación con los nuevos sistemas de información como resultado de los sistemas participativos.
13. Mencione los beneficios potenciales de usar el diseño conjunto de aplicaciones.
R/
1. Los grupos de usuarios están intranquilos y quieren algo nuevo, no una solución común a un problema típico.
2. La cultura organizacional apoya los métodos conjuntos de resolución de problemas entre diversos niveles de empleados.
3. Los analistas prevén que cualquier cantidad de ideas generadas por medios de las entrevistas uno a uno no serán tan abundante como la cantidad de ideas que se podrían obtener de un ejercicio en grupo.
4. El flujo de trabajo de la organización permite la ausencia de personal importante durante un periodo de dos a cuatro días.
14. Liste las tres desventajas potenciales de usar JAD como una alternativa a las entrevistas personales.
R/ La primera desventaja requiere que todos los participantes dediquen una cantidad de tiempo. Dado que JAD, requiere un compromiso de dos a cuatro días, no es posible hacer cualquier otra actividad al mismo tiempo o cambiar el horario de las actividades, como se hace típicamente en las entrevistas uno a uno.
El segundo peligro se manifiesta si la preparación para las sesiones de JAD es inadecuada en cualquier aspecto o si el informe de seguimiento y la documentación de especificaciones están incompletos. En estos casos los diseños resultantes podían ser pocos satisfactorios. Es necesario que muchas variables se conjuguen correctamente para que JAD tenga éxito. En caso contrario, muchas cosas pueden salir mal. El éxito derivado de las sesiones de JAD es menos predecible que aquel que se consigue a través de las entrevistas tradicionales.
Por último quizás las habilidades y cultura que requieren la organización no se hayan desarrollado lo suficiente para permitir el esfuerzo concertado indispensable para ser productivo en un escenario JAD. A la postre usted tendrá que determinar si la organización se compromete con, y está preparada para, este enfoque.
15. ¿Qué tipo de información busca el analista de sistemas a través del uso del cuestionarios o encuestas?
R/ Es una técnica de recopilación de información que permite a los analistas estudiar las actitudes, creencias, comportamientos y características de muchas personas importantes en la organización que podían estar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos.
Las actitudes consisten en lo que las personas de la organización dicen lo que quieren (en un nuevo sistema, por ejemplo); las creencias son lo que las personas realmente piensan que es verdad; el comportamiento es lo que los miembros de la organización hacen, y las características son propiedades de las personas o cosas.
16. Mencione cuatro situaciones que hacen apropiado el uso de cuestionarios.
R/
1. Las personas que necesitan encuestar se encuentran ubicaciones dispersas, (diferentes instalaciones de la misma corporación)
2. Una gran cantidad de personas están involucradas en el proyecto de sistema, y es importante saber qué proporción de un grupo dado, (por ejemplo, los directivos) aprueba o desaprueba una característica específica del sistema propuesto.
3. Esta haciendo un estudio preliminar y desea medir la opinión general antes de que se determine el rumbo que tomara el proyecto de sistema.
4. Desea tener la certeza de que en las entrevistas de seguimiento se identificara y abordara cualquier problema relacionado con el sistema actual.
17. ¿Cuáles son los dos tipos básicos de pregunta que se usan en los cuestionarios?
R/ Son las abiertas y las cerradas, al igual que en las entrevistas. Debido a las limitaciones propias de los cuestionarios, se justifica una explicación adicional de los tipos de preguntas de éstos.
18. Menciones dos razones por las cuales un analista de sistemas debería utilizar una pregunta cerrada en un cuestionario.
R/ Cuando el analista de sistema puede listar eficazmente todas las posibles respuestas a la pregunta.
Cundo todas las respuestas listadas mutuamente excluyentes, es decir, que al elegir una se impida la elección de cualquiera de las demás.
19. Mencione dos razones por las cuales un analista de sistemas debería usar una pregunta abierta en un cuestionario.
R/ Recuerde que las preguntas abiertas son aquellas que dejan abiertas al encuestado todas las posibles opciones de respuesta. Cuando redacte preguntas abiertas para un cuestionario, anticipe que tipo de respuesta obtendrá.
En consecuencia, aun cuando redacte una pregunta abierta, debe ser suficientemente específica para guiar al encuestado a responder de una manera particular.
20. ¿Cuáles son los siete lineamientos para elegir el lenguaje del cuestionario?
R/
1. Use el lenguaje de los encuestados siempre que sea posible. Utilice una redacción sencilla.
2. Esfuércese por ser específico en lugar de divagar en la redacción. También evite las preguntas demasiadas específicas
3. Haga preguntas breves
4. No sea condescendientes con los entrevistados ni los subestime con opciones de lenguajes de bajo nivel.
5. Evite la parcialidad en la redacción. Evitar la parcialidad implica también evitar preguntas ofensivas.
6. Dirija las preguntas a los encuestados adecuados (es decir, aquellos que le puedan responder). No dé por sentado que estos tendrán bastantes conocimientos.
7. Asegúrese de que el aspecto técnico de las preguntas es preciso antes de incluirlas
21. Defina el significado de escalamiento
R/ El escalamiento es el proceso consistente en asignar números u otros símbolos aun atributo o característica con propósitos de medición. Las escalas son a menudo arbitrarias y en algunos casos no son únicas. Por ejemplo:
1. La temperatura se mide de varias maneras; los dos más comunes son las escalas Fahrenheit 8donde el punto de congelamiento ocurre a 32 grados y el de ebullición 212 grados)
2. En la escala Celsius (donde el punto de congelación ocurre a 0 grados y el de ebullición de 100grados)
22. ¿Cuáles son los dos tipos de información o escalas más utilizados por los analistas de sistemas?
R/
1. Las escalas nominales
2. Las escalas de intervalos
23. ¿Para qué se utilizan las escalas nominales?
R/ Se utilizan para clasificar cosas. Una pregunta como:
¿Qué tipo se software usa más?
· Un procesador de texto
· Una hoja de calculo
· Una base de datos
· Un programa de correo electrónico
Se vale de una escala nominal. Obviamente, las escalas nominales son las formas de medición más débiles. Por lo general, todo lo que el analista puede hacer con ellas es obtener los totales para cada clasificación.
24. ¿De un ejemplo de escala de intervalos?
R/ Las escala Fahrenheit y Celsius, que miden la temperatura, son ejemplo de escalas de intervalos.
25. ¿Cuándo debe usar escalas de intervalos el analista?
R/ Al momento de fijar la escala en ambos extremos al analista podría dar por sentado que el encuestado percibirá que los intervalos son iguales.
Si el analista de Sistemas hace esta suposición, puede realizar un análisis más cuantitativo.
26. Defina que es la confiabilidad en la construcción de escalas.
R/ Es la que mide la consistencia. Si el cuestionario se aplica una vez y a continuación se aplica nuevamente, bajo las mismas circunstancias y en ambos casos se obtienen los mismos resultados, se dice que el instrumento tiene consistencia externa. Si el cuestionario contiene apartados, y estos tienen resultados equivalentes, se dice que el instrumento tiene consistencia Interna. Ambos tipos de consistencia son, importantes.
27. Defina que es la validez en la construcción de escalas.
R/ Es el grado en que la pregunta mide lo que el analista pretende medir. Por ejemplo, si el propósito del cuestionario es determinar si la organización está lista para un cambio trascendental en las operaciones por computadora.
28. Mencione tres problemas que pueden ocurrir debido a la negligencia en la construcción de escalas.
R/
1. CONDESCENDENCIA
2. TENDENCIA CENTRAL
3. EFECTO DE HALO.
29. Mencione cuatro acciones que se pueden tomar para asegurar que el formato del cuestionario propiciara una buena tasa de respuestas.
R/
1. Deje bastante espacio en blanco.
2. Proporcione suficiente espacio para escribir las respuestas.
3. Facilite a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas.
4. Mantenga un estilo consistente.
30. ¿Qué preguntas deben ponerse primero en el cuestionario?
R/ Algunos lineamientos para ordenar las preguntas son:
1. Colocar primero las preguntas más importantes.
2. Agrupar los elementos de contenido similar.
3. Incorporar primero las preguntas menos polémicas.
31. ¿Por qué deben agruparse las preguntas sobre temas similares?
R/ Usted necesita que los encuestados se sientan lo más cómodos e interesados posibles con las preguntas que les haga, sin que los abrume algún tema en particular.
32. ¿Cuál es el lugar apropiado para colocar las preguntas polémicas?
33. Mencione cinco métodos para la aplicación de cuestionarios.
R/
1. Citar al mismo tiempo a todos los encuestados.
2. Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estén terminados.
3. Permitir a los encuestados que llenen los cuestionarios por sí
Mismo en su trabajo y que lo dejen en una caja colocada en algún punto central.
4. Mandar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles una fecha límite, instrucciones y enviarles sobres con envío pre pagado para que devuelvan los cuestionarios llenos.
5. Aplicar el cuestionario a través de correo electrónico o la Web.
34. ¿Qué consideraciones son necesarias cuándo los cuestionarios se aplican mediante Internet?
R/ Las encuestas por Internet entran en la categoría de cuestionarios resueltos por los usuarios en el momento que lo prefieran. La aplicación electrónica del cuestionario vía Internet constituye una manera de llegar rápidamente a los usuarios. Los costos de duplicación son mínimos, además el encuestado puede responder cuando lo prefiera y sus respuestas se pueden recopilar y almacenar automáticamente por los medios electrónicos.
Los estudios muestran que los encuestados tienen disposición para responder preguntas a través del Internet sobre temas muy delicados. Así, preguntas que sería muy difícil plantear en persona acerca de problemas de sistemas podrían responderse fácilmente a través de una encuesta en Internet.
